你帳號上已經被指定了一些固定的空間來存放所有的檔案，包括您的 Open Webmail 郵件。因此您也許最後會用完所有的空間(假如你已經很接近限定的容量，您將會收到一封郵件通知)。會要求您移除在Open Webmail 中的郵件。然而你也許擁有些重要的郵件想要保留，作為將來參考。你可以下載你的郵件到你的電腦上並且任何時後都可以使用文字編輯器來查看。

下載一個電子郵件資料夾:

你可以使用信匣管理(點選工具列中的 按鈕)來下載你在 Open Webmail 中的電子郵件資料夾到你的電腦上。當你進入信件匣管理畫面時，你可點選你想要下載的資料夾右方的磁片圖示( )。就會開始下載到你的電腦上。系統會問你要如何處理下載的檔案。點選"儲存檔案"選項，會出現一個彈出式檔案瀏覽視窗，找到你要存放檔案的位置，接著點選"儲存"。

檔會被儲存為 .zip 格式， .zip 檔案包含一個或數個被壓縮的檔案，你將會需要一個檔案壓縮/解壓縮的工具程式來開啟這些檔案。下面列出一些可以用來壓縮和解壓縮  .zip 的檔案 (注意這些和 Open Webmail並無相關):

• Winzip
• PicoZip
• Free Zip Program
• ZipWave

查看你的電子郵件:

當你已經下載了整個郵件資料匣，你可以使用上述任何一個程式來解壓縮檔案並且讀取它。你無法經由連續點選兩下來解壓縮檔案並且開啟內附檔案，相反的先開啟文字編輯器 (如 Windows Notepad**)，並且使用檔案功能表中的開啟檔案功能來開啟該檔案。所下載的郵件會在 e-mail headers 後以純文字的格式表示。

不幸的是你所下載的郵件，會有好幾行以無意義的文字出現導致你無法閱讀。假如你用完了所有空間來儲存你在Open Webmail中的郵件，但是又很堅持要求要繼續存放使用，請和你的 系統管理者  聯絡，要求購買，增加你帳號上的空間。

*注意: 假如你使用 Microsoft Internet Explorer 5.5，你也許會再下載後要開啟檔案時會遭遇困難，他也許會存為 .pl 格式的檔案。假如這樣，使用上面的方法改存為 .zip 格式。

Windows Notepad 對於開啟的檔案大小有限制，假如檔案太大，你可以使用  Wordpad 來開啟。當系統問你是否要繼續開啟時，回答 "Yes".。